Redesign do Portal do Aluno: de sistema TOTVS a experiência responsiva
Função
UI/UX Designer
Período
Nov 2018 — Out 2021
Responsabilidades
- Pesquisa com alunos, professores e administrativos
- Redesign da arquitetura de informação
- Wireframes e protótipos de alta fidelidade
- Design de interface responsiva (o portal era só desktop)
- Testes com alunos reais durante o processo
- Acompanhamento de implementação
Contexto
A FAPAM é uma instituição de ensino superior com mais de 4.000 alunos. O Portal do Aluno era uma solução TOTVS com anos de uso, só funcionava em desktop e a experiência era ruim. Alunos reclamavam constantemente, mas não existia alternativa, todo mundo usava porque precisava.
Fui responsável pelo redesign completo. O projeto durou 3 anos e foi feito em conjunto com os próprios alunos. Conversava com eles, testava protótipos, ajustava. Não tinha time de pesquisa nem design system. Era eu e a necessidade.
O maior problema era a resistência ao novo. Alunos e servidores estavam acostumados com o sistema antigo, mesmo reclamando dele. Para contornar isso, mantive as mesmas rotas de navegação principais e adicionei onboarding contextual para as mudanças mais drásticas.
Desafios
- 01Redesenhar sem interromper o acesso de 4.000+ alunos em período letivo
- 02Substituir uma solução TOTVS consolidada sem perder funcionalidades
- 03Tornar responsivo um sistema que só existia em desktop
- 04Contornar a resistência de usuários acostumados ao sistema antigo
- 05Convencer a gestão a investir em pesquisa antes de começar a construir
- 06Trabalhar sozinho, sem time de design ou pesquisa formal
Objetivos
Criar uma experiência responsiva que funcionasse em mobile (onde a maioria dos alunos acessava)
Redesenhar a arquitetura de informação com base no que alunos realmente buscavam
Lançar sem quebrar nada: nenhum aluno podia ficar sem acesso a notas ou matrícula
Impacto
Alunos ativos impactados pelo redesign
Portal passou de desktop-only para responsivo
Ciclos iterativos de pesquisa, design e lançamento
Migração de solução legada para experiência projetada
Processo
Como redesenhar algo que todo mundo usa mas ninguém gosta?
Comecei conversando com alunos para entender o que mais incomodava. As reclamações mais comuns eram: 'não acho minha situação financeira', 'não funciona no celular' e 'parece sistema dos anos 2000'. A estrutura da TOTVS não correspondia a como os alunos pensavam. Redesenhei a arquitetura de informação priorizando o que era mais buscado (notas, matrícula, calendário, financeiro) e testei com alunos reais antes de implementar.
Como lidar com a resistência de quem já estava acostumado?
A parte mais difícil não foi o redesign, foi a adoção. Servidores e alguns alunos preferiam o sistema antigo simplesmente porque já sabiam usar. A solução foi manter as mesmas rotas de navegação principais: quem já sabia o caminho continuava chegando no mesmo lugar. Para as mudanças maiores, criei onboarding contextual que aparecia só na primeira vez. Não forçava ninguém a reaprender tudo de uma vez.
Retrospectiva
A FAPAM foi meu primeiro projeto real de design. Não tinha time, não tinha processo, não tinha referência. Construí tudo do zero, desde o argumento para convencer a gestão até os protótipos que testava com alunos no corredor da faculdade. O resultado não foi perfeito. Algumas decisões eu faria diferente hoje. Mas foi onde aprendi que design funciona quando vem do usuário, não de suposição. E que resistência à mudança não é problema do usuário, é problema do design.
Próximo Projeto
App bancário completo com PIX, crypto e onboarding de 8 etapas
SAT Bank